Apakah EDMS itu ? Haruskah Menggunakannya?

  Apakah EDMS itu ? Haruskah Menggunakannya?

Di jaman modern dan era digitalisasi saat ini, teknologi informasi digunakan oleh banyak perusahaan untuk mengolah data yang relevan dalam menghasilkan sebuah informasi yang berkualitas.

Hal ini bertujuan untuk meningkatkan performa dan produktivitas perusahaan guna meningkatkan efektivitas dalam operasional bisnis.

Dengan pemikiran tersebut, berbagai perusahaan sudah memilih untuk menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik atau eDMS untuk mengelola berbagai dokumen penting perusahaan secara digital.

Untuk itu, artikel  ini akan menjelaskan mengenai pengertian electronic document management systems (eDMS) secara lengkap untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai jenis dokumen.

Pengertian Electronic Document Management

eDMS atau Electronic Document Management Systems adalah suatu sistem dalam perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data secara digital.

Hal ini merupakan bagian dari strategi bisnis dan manajemen sumber daya manusia yang berfungsi untuk memusatkan manajemen dokumen perusahaan menjadi lebih terpusat dan terdigitalisasi.

Penerapan EDMS di perusahaan memiliki manfaat dalam proses pengelolaan dokumen, mulai dari tahap pembuatan dokumen, perawatan, pengarsipan, hingga sampai penghapusan dokumen. Dengan adanya EDMS, perusahaan dapat menjaga dokumennya dengan lebih aman dan lebih rapi.

 

Fitur dalam EDMS

EDMS berperan penting dalam penyimpanan data dan dokumen dalam bentuk digital. Oleh karena itu, fitur-fitur yang terkandung dalam sistem ini juga berhubungan dengan manajemen dokumen.

Adapun beberapa fitur dalam EDMS adalah sebagai berikut:

• Pembuatan digitalisasi dokumen
• Penyimpanan dokumen yang terpusat
• Pengaturan dokumen dengan sistem penandaan sehingga memudahkan pencarian dokumen dan folder
• Pengarsipan dan pencadangan data secara otomatis
• Kontrol akses terhadap dokumen yang aman
• Sebagai alat bantu yang kolaboratif untuk memudahkan pembagian data dan pengeditan data
• Keamanan data yang canggih
• Fitur untuk mengelola dokumen dan arsip
• Kemampuan untuk mengelola dokumen internal dan eksternal perusahaan
• Suatu alat untuk melacak riwayat pencarian dokumen dan aktivitas sistem
• Bisa terintegrasi dengan platform lainnya

 

Mengapa Harus Menggunakan EDMS?

Menerapkan electronic document management tentunya akan sangat bermanfaat bagi perusahaan. Alasannya karena sistem ini akan menawarkan sistem keamanan data yang canggih sehingga data perusahaan tidak mudah untuk diretas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Selain itu, sistem EDMS akan membantu perusahaan dalam menata dokumen penting sehingga data-data yang sudah ada menjadi terorganisir dengan baik.

Hal ini tentunya akan meminimalisir kemungkinan data yang hilang dan membantu bisnis perusahaan berjalan dengan lancar karena efektivitas pengelolaan dokumen.

Keuntungan Electronic Document Management System

Keuntuntungan utama dari penggunaan HR electronic document management system adalah mengurangi penggunaan kertas untuk seluruh proses pengelolaan data di internal perusahaan. Ini karena, sistem EDMS akan mengubah semua penyimpanan data menjadi digital.

Hal ini tentu saja akan membantu perusahaan dalam mengurangi ruang untuk penyimpanan dokumen secara fisik karena seluruh dokumen fisik sudah diubah menjadi dokumen digital.

Jika perusahaan menggunakan EDMS, keuntungan yang akan diperoleh adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Efisiensi

Penerapan EDMS di perusahaan akan meningkatkan efisiensi kinerja. Alasannya karena Anda tidak perlu lagi untuk mencari dokumen di lemari penyimpanan. Anda hanya perlu menyimpan seluruh dokumen secara digital untuk memudahkan pencarian dokumen tersebut.

 2. Memudahkan Pemantauan Data

Dengan maraknya sistem kerja yang menggunakan sistem hybrid, perusahaan perusahaan harus lebih fokus untuk memantau semua data yang digunakan oleh karyawan, bahkan meskipun karyawan tidak bekerja dari kantor.

Oleh karena itu, perusahaan bisa menyimpan data secara terpusat dan mengontrol aktivitas data yang digunakan oleh karyawan dengan EDMS. Sistem ini akan memudahkan perusahaan dalam memantau data yang diakses oleh karyawan dari jarak jauh.

3. Menjaga Data dengan Aman

Keuntungan menggunakan EDMS berikutnya adalah keamanan data. Dengan menggunakan teknologi cloud yang canggih, sistem ini akan membantu perusahaan dalam mengamankan data-data penting perusahaan. 

Hal ini dikarenakan perusahaan bisa melakukan kontrol terhadap akses data yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Sehingga, perusahaan dapat memantau aktivitas data apa saja yang sedang digunakan karyawan dalam bekerja.

EDMS merupakan salah satu cara perusahaan untuk mengelola data penting perusahaan secara terpusat. Proses ini tentu saja akan lebih efektif daripada mengelola data secara manual.

Implementasi EDMS di perusahaan perlu diterapkan di seluruh lini bisnis agar penyimpanan dokumen dan pengelolaan dokumen lebih terorganisir dengan baik.

Hal tersebut menjadi sangat penting karena kita semua mengetahui bahwa data perusahaan dan data karyawan merupakan salah satu dokumen yang harus dirahasiakan. Apabila tidak dikelola dengan baik, akan berpotensi terjadinya kehilangan atau ketidakrapian data.

Oleh sebab itu, penerapan EDMS sangat membantu perusahaan untuk mengelola berbagai data terkait perusahaan dan karyawan secara lebih efektif dan efisien.